Отказное письмо по сертификации

Оформление отказного письма позволяет решить множество проблем, связанных с сертификацией. Оно становится документальным подтверждением того, что для определенных категорий товаров сертификация необязательна. Документ позволит ответить на вопросы покупателей и контролирующих органов. Понадобиться он может также на таможне.

Отказное письмо: что это

Для легальной реализации некоторых услуг и товаров требуется получать декларации и сертификаты соответствия. Эти документы становятся свидетельством того, что предлагаемая продукция и услуги безопасны для человека. Успешное прохождение сертификации доказывает соответствие тестируемых товаров нормам ТР ТС или ГОСТ.

Часть товаров в обязательной сертификации не нуждается. Для них несложно оформить отказное письмо, носящее информационно-справочный характер.

Отказное письмо — это сообщение от сертификационных органов о том, что продукцию или услуги не обязательно декларировать или сертифицировать. Они не подпадают под требования национальных и межгосударственных регламентов. Законодательство не обязывает отправлять их на сертификацию.

Убедиться в отсутствии необходимости в прохождении сертификационных испытаний можно, изучив списки товаров, которые следует отправлять на проверку. Для этого потребуется просмотреть множество технических регламентов. Перечни таких товаров изложены также в постановлении № 982 правительства РФ.

Получить нужную информацию проще в ходе консультации в центре сертификации. Его сотрудники всегда в курсе корректировок в перечнях товаров, а подобные изменения происходят постоянно. Несведущему человеку отследить их сложно.

Виды отказного письма

Держатели отказного письма избавлены от необходимости доказывать свою правоту партнерам по бизнесу, потребителям или контролирующим органам. Документ может быть:

• для таможни — наличие документа позволяет перевозить грузы через границу беспрепятственно и избегать проблем с сотрудниками таможни;
• для торговли — письмо предоставляется покупателям, контрагентам при совершении сделок, при участии в торгах и тендерах;
• по нормам пожарной безопасности — письмо объясняет отсутствие необходимости в получении пожарного сертификата;
• по нормам санитарно-гигиенических требований — документ информирует об отсутствии необходимости в контроле.

По содержанию документы для таможни и торговли не отличаются. Отказное письмо предъявляют инспектирующим органам при проведении ими проверок. При возникновении спорных моментов документ убедительно докажет правоту своего держателя.

Как отказное письмо получить

Получить отказное письмо удобно и несложно в сертификационном центре. У него должна быть соответствующая аккредитация. Услуги по оформлению отказного письма оказывает наша компания.

Для получения документа у нас предусмотрен следующий алгоритм действий:

1. Заявитель обращается в наш центр с заявкой. Он должен предоставить необходимую информацию.
2. Заявитель знакомится с макетом для согласования. Данные можно при необходимости изменять.
3. После согласования отказное письмо полностью оформляется.

После выполнения этих действий заказчик получает документ на руки.

В некоторых случаях для оформления документа необязательно обращаться в центр сертификации. Продавец может запросить его у поставщика или производителя, у которых приобретает товар. Это легитимный и наиболее простой способ получить письмо. В этом случае в письме содержится информация о производителе или поставщике, а не о продавце.

Оформление письма проходит на основании документальных проверок. Не требуется проводить испытания образцов товаров и проверку производственных мощностей. Это отличает письмо от сертификатов и деклараций.

Для оформления потребуется подать заявку и передать пакет документов. Состав пакета документации у предприятий различного типа разный, зависит от категории товара. Точный перечень документов и необходимых сведений сообщают представители сертификационного центра.

В общих случаях понадобится представить:

• название, коды, адрес и реквизиты получателя документа;
• детальное описание товара с идентификационными характеристиками и кодами;
• сведения об области применения.

При необходимости специалисты центра запрашивают дополнительные документы и информацию. Эксперты центра определяют, что товар не подлежит сертификации и оформляют выводы в виде отказного письма. Его составление происходит в короткие сроки — за один-два рабочих дня.

Продолжительность срока действия документа

Период действия письма законодательством не лимитируется, он бессрочный. Однако в нормативных актах, регламентирующих порядок сертификации, периодически происходят изменения. Товар могут внести в перечень постановления правительства № 982, и тогда понадобится отправлять его на сертификацию или декларирование. Аналогичная необходимость возникает при изменении в технических регламентах ЕАЭС. В этом случае отказное письмо прекращает свое действие.

Срок составления отказного письма законодательными документами не установлен. Он определяется соглашением между центром сертификации и заказчиком услуги.

Отказное письмо: кто получает

Отказное письмо вправе получать индивидуальные предприятия, самозанятые и организации. Частные лица и иностранные компании оформлять этот документ не могут. Держателем одного письма может быть одна организация. Передавать документ другим предприятиям не разрешается. У них он автоматически теряет свою силу.

Обращаться за письмом может любой заявитель, распоряжающийся продукцией или услугами. Обычно в этой роли выступают производитель, поставщик, продавец или их уполномоченные лица. В сертификационный центр они должны предоставить документы, подтверждающие полномочия.

Получение отказного письма: обязательно ли это

Этот тип документации носит справочно-разъяснительный характер. Это значит, что законодательство не требует ее обязательного оформления для продажи услуг и товаров. Документ оформляется по инициативе заявителя в добровольном порядке. Наличие отказного письма избавляет от множества проблем, поэтому предприниматели предпочитают его получить.

Однако маркетплейсы часто запрашивают отказное письмо, причем заранее. Объясняется это тем, что площадка вправе затребовать у селлера документы, доказывающие качество товаров. Необходимость в отказном письме объясняется также требованиями контролирующих органов или покупателей.

Карточки товаров закроют, а с продавца потребуют возмещения убытков, если не прислать документы в течение трех дней. В худшем случае аккаунт продавца будет заблокирован. Некоторые маркетплейсы сами решают вопрос с покупателями, если они требуют предъявления документов о сертификации.

Отказное письмо — необязательный документ, но оно упрощает взаимодействие с контролирующими органами. При его наличии увеличиваются шансы на заключение выгодных контрактов. Покупатели получают уверенность в том, что поставщик или производитель отнесся ответственно к процедуре оформления документов и проверке качества товаров.

Вправе ли другая сторона договора требовать отказное письмо

Наличие документа — право, а не обязанность ИП и организации. Требовать этого документа от делового партнера никто не вправе. Исключением считается случай, когда такой пункт есть в договоре между сторонами. В этой ситуации письмо нужно оформлять, выполняя пункты делового соглашения. Это позволит избежать разногласий и проблем с контрагентом.

Составление отказного письма

В документе разрешается указывать несколько видов товаров, включая продукцию из разных категорий. Это удобнее и дешевле, чем составлять отдельный документ на каждый конкретный товар. Максимальное число товаров законом не регламентировано. Однако у центра сертификации могут быть свои ограничения, которые зависят от ряда причин.

Добавить в уже оформленное письмо новые виды продукции не получится. В этом случае возможны два способа найти выход из ситуации. Один из них подразумевает оформление отдельного письма на новую товарную позицию. Другой способ предполагает составление документа на все товары с включением нового.

Отказное письмо не имеет стандартного образца, составляется в произвольной форме. Центр сертификации вправе использовать свой формат, соответствующий правилам документооборота.

Оформление бланка

К формату оформления бланка законодательство не предъявляет никаких требований. Документ оформляется на бланке центра сертификации с логотипом или на стандартном листе бумаги. На бланк вносится определенная информация.

В обязательном порядке указывают:

• название, адрес, контакты сертификационного органа;
• наименование и адрес получателя;
• дату составления письма;
• перечень товаров с их кодами;
• информацию об отсутствии необходимости в сертификации на определенные технические регламенты, нормы ГОСТ.

На бланке указывается также срок действия справочного документа. Обычно это приписка, в которой поясняется, что письмо имеет силу до ввода изменений в специальный перечень продукции. Заверяется внесенная информация подписью руководителя центра и его печатью.

Отказное письмо оформляется быстро, не требует выполнения сложных действий. Однако эффект от его использования достаточно большой. Документ упрощает многие бизнес-процессы, дает ряд выгод. На стоимость оформления влияют количество товарных позиций и число нормативных документов, требования которых на них распространяются.